Koronawirus – prawny poradnik

Oddaję Wam w ręce krótki poradnik prawny złożony z odpowiedzi na pytania, które od czasu globalnej pandemii najczęściej dostaję od swoich klientów, przyjaciół i rodziny. Mimo, że każdy z Was problem wymaga osobnej i złożonej analizy to mam nadzieje, że zamieszczone poniżej treści okażą się pomocne.

W poradniku znajdują się odpowiedzi na pytania o sytuacje pracowników, przetwarzanie danych osobowych, odwołane podróże turystyczne oraz odpowiedzialność kontraktową i kary umowne. 

Praca zdalna i zasiłki

• Czy pracodawca ma obowiązek zlecić pracę zdalną?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych 
z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374 – „UCVD”) pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków wobec pracodawcy, w określonym czasie w domu w ramach pracy zdalnej.

Jak wynika z powyższego jest to uprawnienie pracodawcy, a nie jego obowiązek. Jednakże, pracodawca jest zobowiązany przez przepisy Kodeksu Pracy do dbania o bezpieczeństwo pracowników. Z tego powodu można uznać, że w przypadku stanu wyjątkowego i wysokiego zagrożenia epidemiologicznego pracodawca powinien podjąć wszystkie przewidziane prawem środki celem ochrony zdrowia i życia pracowników, w tym oddelegowanie jak największej liczby osób do pracy zdalnej.

• Co z osobami na umowach cywilnoprawnych?

Przepisy ustawy UCVD odnoszą się do pracowników, tak więc nie stosują się do osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, o dzieło, o świadczenie usług. Jednakże osoby te zwykle nie mają obowiązku wykonywać pracy w siedzibie pracodawcy ze względu na brak stosunku podporządkowania się, typowego dla pracowników. W takiej sytuacji pozostaje nieformalne uzgodnienie z tymi osobami trybu i warunków wykonywania przez nich czynności.

• Czy pracodawca może nakazać pracownikowi poddania się badaniom w związku 
  z zauważeniem objawów typowych dla zarażenia wirusem COVID-19?

Państwowa Inspekcja Pracy w komunikacie dot. koronawirusa podaje, że pracodawca nie jest podmiotem uprawnionym do dokonywania samodzielnej oceny stanu zdrowia pracownika. Przepisy obowiązującego prawa nie przewidują aktualnie kierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe.

• Czy pracownik ma obowiązek pracować poza miejscem pracy w przypadku otrzymania polecenia pracy zdalnej?

Tak. Pracownik w ramach swojego podporządkowana i faktu kierownictwa pracodawcy zakładem pracy, zobowiązany jest do dostosowywania się do wiążących poleceń pracodawcy. Na podstawie art. 100 § 1 Kodeksu Pracy, pracownik jest obowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. 

• Na jak długi czas można oddelegować pracownika do pracy zdalnej?

Ustawodawca nie określił przez jaki czas pracownik powinien być oddelegowany. Wydaje się jednak, że właściwym okresem będzie czas wylęgania się wirusa tj. do 14 dni. 

• Czy pracodawca może ukarać pracownika lub zwolnić go z powodu odmowy wykonywania pracy zdalnej?

Tak. Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy niezastosowanie się do poleceń przełożonego, w tym naruszenie zasad BHP przez pracownika może stanowić przyczynę nałożenia na pracownika kary porządkowej (upomnienia, nagany, pieniężnej), a nawet rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem 
i bez zachowania okresu wypowiedzenia.

• Pracodawca wysyła pracownika w delegacje do rejonu, w którym występuje wysokie zagrożenie zarażeniem koronawirusem. Czy pracownik ma prawo odmówić?

Oczywiście. Pracownik ma prawo odmówić wykonania takiego polecenia, z powodu bezpośredniego zagrożenia swojego życia lub zdrowia oraz ryzyko rozprzestrzenienia choroby w kraju tzn. narażenie na niebezpieczeństwo innych osób. Pracownik, w myśl art. 210 Kodeksu Pracy powinien jednak 
o przyczynie odmowy niezwłocznie powiadomić przełożonego.

• Kiedy przysługuje zasiłek opiekuńczy?

Zgodnie z ustawą UCVD,  w przypadku zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko, z powodu COVID-19, ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy z 25.6.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni. 

Warto odnotować, na zasadach określonych w ustawie z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy i nie wlicza się do okresu, o którym mowa 
w art. 33 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy zasiłkowej, tj. do 60 dni w roku kalendarzowym. 

RODO

• Czy informacja o zarażeniu koronawirusem jest daną osobową? 

W relacji pracownik a pracodawca – tak. Zgodnie z przepisami RODO pozyskanie informacji o zarażeniu koronawirusem jest informacją o stanie zdrowia, która stanowi dane osobowe, a otrzymanie takiej informacji przez pracodawcę oznacza ich przetwarzanie. Należy więc podkreślić, że na pracodawcy jako administratorze szczególnych danych osobowych (tj. dot. zdrowia) ciążą wszystkie obowiązki związane 
z przetwarzaniem danych osobowych wymagane przez przepisy. 

• Czy koronawirus „uchyla RODO”?

Wystąpienie zagrożenia epidemiologicznego nie uchyla stosowania przepisów o ochronie danych osobowych. Mówiąc ściśle – żaden ostatnio wydany przepis nie zwolnił administratorów danych ze stosowania norm prawa o ochronie danych osobowych. W razie ewentualnej kontroli PUODO nie będzie można powołać się na okoliczność wystąpienia nadzwyczajnych okoliczności celem uwolnienia się od odpowiedzialności.

• Czy pracodawca może przetwarzać dane o stanie zdrowia pracowników?

Zasadniczo organy kontroli nie wyrażają się z aprobatą o przetwarzaniu danych o stanie zdrowia pracowników. Wydaje się jednak, że pracodawca ma podstawę do przetwarzania takich danych osobowych w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Pracodawca ma więc legalną podstawę do przetwarzania takich danych odnośnie zdrowia pracowników, ze względu na prawnie uzasadniony interes realizowany przez niego tj. zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy. 

• Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy jako administratorze danych osobowych?

Przede wszystkim pracodawca powinien dbać o ochronę i bezpieczeństwo danych osobowych pracowników. Konieczne jest więc poinformowanie pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych dotyczących zdrowia z podaniem wszystkich informacji wymaganych przez przepisy rodo (tzw. klauzula informacyjna). Nadto, pracodawca powinien wdrożyć w swojej organizacji politykę ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych, oraz upewnić się, że wdrożył w myśl jej postanowień stosowne środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte zabezpieczenie danych osobowych oraz realizacje praw osób, których dane dotyczą. 

• Jakie są kary za zaniedbania w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych 
  o stanie zdrowia pracowników?

Poza odpowiedzialnością majątkową wobec pracownika, są to kary administracyjne w wysokości do 10 milionów euro lub do 2% albo 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa za poprzedni rok obrotowy. 

Kontrakty – niewykonanie umów 

• Z powodu epidemii koronawirusa mamy problem z kontrahentami. Jaka grozi mi odpowiedzialność za niewykonanie umowy?

Oczywiście każdy przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie, jednakże warto mieć na uwadze, że w poglądach doktryny do okoliczności stanowiących przyczynę niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności zalicza się m.in. właśnie siłę wyższą. 

Zasadniczo więc, dłużnik nie jest zobowiązany do naprawienia szkody, jeżeli wykaże, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem takich okoliczności faktycznych, które 
w okolicznościach sprawy dają podstawę oceny, że nie ponosi on za nie odpowiedzialności, że przyczyny takiego stanu rzeczy leżą poza jego osobą. Chodzi zatem o obalenie domniemania, że uchybienie zobowiązaniu jest następstwem obciążających go okoliczności i udowodnienie, że wynika ono np. z wystąpienia siły wyższej.

• Czym jest siła wyższa? 

Siła wyższa nie została zdefiniowana w przepisach Kodeksu cywilnego. Definicji siły wyższej należy szukać w doktrynie i orzecznictwie. W polskiej doktrynie dominuje tzw. koncepcja obiektywna siły wyższej, zgodnie z którą za zdarzenie takie rozumie się sytuacje charakteryzującą się następującymi cechami: 

1. zewnętrznością – tj. następuje poza przedsiębiorstwem.
2. niemożliwością jego przewidzenia – jest ono nagłe i nadzwyczajne; oraz
3. niemożliwością zapobieżenia jego skutkom – tj. niemożliwe jest odparcie jego nadejścia.

W doktrynie często powołuje się jako przykłady takich zdarzeń m.in. powodzie, trzęsienia ziemi, pożary lasów, huragany. Ponad to jako siłę wyższą traktuje się także akty władzy publicznej oraz zjawiska społeczne lub polityczne o skali katastrofalnej. Z pewnością, także epidemia koronawirusa, stan wyjątkowy i inne towarzyszące temu okoliczności powinny być rozumiane jako siła wyższa, która uchyla odpowiedzialność z kontraktu.

• Z powodu koronawirusa zwleka z pracą na rzecz kontrahenta, a ten zaczął naliczać mi kary umowne. Czy będę odpowiadał za zwłokę?

Kara umowna to inaczej zryczałtowane odszkodowanie. Zastrzeżona w umowie, płatna jest, gdy dłużnik nie wykona lub nienależycie wykona zobowiązanie.  Jeżeli zastrzeżone są na wypadek okoliczności, za które dłużnik ponosi winę, to w przypadku wystąpienia siły wyższej kontrahent nie powinien naliczać kar umownych bowiem będą one nienależne. 

• Czy mogę umówić się z kontrahentem, że w przypadku wystąpienia siły wyższej żaden z nas nie ponosi odpowiedzialności?

Oczywiście. Nie budzi żadnych wątpliwości możliwość umówienia się przez strony co do tego jakie okoliczności uznają one za siłę wyższą i jakie są skutki ich wystąpienia. Prawidłowo skonstruowana umowa powinna pomóc w unikaniu sporów. 

Warto podkreślić, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby nawet w trakcie wykonywania umowy, jej strony podpisały stosowny aneks stanowiący o konsekwencjach wystąpienia siły wyższej.

• Działam na rynku międzynarodowym – nie mogę wykonać zobowiązania wobec zagranicznego kontrahenta. Czy obecna sytuacja w Polsce zwalnia mnie 
  z odpowiedzialności?

Zgodnie z Konwencją Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowych („Konwencja”) przez czas trwania nadzwyczajnej okoliczności strony kontraktu nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie któregoś ze swych obowiązków wynikających z umowy. 

W myśl art. 79 Konwencji, strony w takiej sytuacji powinny udowodnić, że niewykonanie obowiązków umownych nastąpiło z powodu przeszkody od nich niezależnej i że nie można było od nich rozsądnie oczekiwać wzięcia pod uwagę tej przeszkody w chwili zawarcia umowy lub uniknięcia bądź przezwyciężenia przeszkody lub jej następstw. 

• Chcę powołać się na siłę wyższą celem zwolnienia z odpowiedzialności. Jak skutecznie tego dokonać?

Wystąpienie siły wyższej nie zwalnia stron umowy od zachowania należytej staranności. Oznacza to, że powinny one lojalnie informować się wzajemnie o wystąpieniu okoliczności, które mogą przełożyć się na nie wykonanie lub nienależyte wykonanie ich obowiązków. 

Konstrukcja odszkodowawczej odpowiedzialności kontraktowej oparta jest na zasadzie winy domniemanej i to dłużnika obciąża ciężar udowodnienia, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Powyższe oznacza, że to zobowiązany (dłużnik) musi obalić domniemanie i udowodnić, że nie mógł wykonać zobowiązania lub wykonać go należycie z powodu wystąpienia okoliczności siły wyższej. 

Aby skutecznie powołać się od odpowiedzialności powinien więc on niezwłocznie lub przynajmniej 
w rozsądnym terminie poinformować kontrahentów o zaistniałej sytuacji i jej skutkach dla obowiązków wynikających z umowy. 

Odwołany urlop

• Czy można odstąpić od umowy o udział w imprezie turystycznej?

Podróżny może odstąpić od umowy o udział w imprezie turystycznej w każdym czasie przed jej rozpoczęciem. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w takiej sytuacji podróżny zostanie obciążony wysokimi opłatami bowiem przepisy pozwalają organizatorom żądać zapłacenia odpowiedniej 
i uzasadnionej opłaty za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej na rzecz organizatora turystyki. Można jednak uniknąć opłaty dokonując odstąpienia w trybie, o którym napisałem poniżej.

• Czy mogę odstąpić od umowy z biurem podróży bez ponoszenia opłat?

Tak. W takiej sytuacji należy powołać się na art. 47 ust. 4 ustawy o usługach turystycznych. Stanowi on, że podróżny może odstąpić od umowy o udział w imprezie turystycznej przed rozpoczęciem imprezy turystycznej bez ponoszenia opłaty za odstąpienie w przypadku wystąpienia nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności występujących w miejscu docelowym lub jego najbliższym sąsiedztwie, które mają znaczący wpływ na realizację imprezy turystycznej lub przewóz podróżnych do miejsca docelowego. Podróżny może żądać wyłącznie zwrotu wpłat dokonanych z tytułu imprezy turystycznej, bez odszkodowania lub zadośćuczynienia w tym zakresie. 

Za nieuniknione i nadzwyczajne okoliczności, o których mowa powyżej rozumie się sytuację pozostającą poza kontrolą strony powołującej się na taką sytuację, której skutków nie można było uniknąć, nawet gdyby podjęto wszelkie rozsądne działania. 

• Biuro podróży nie akceptuje odstąpienia na podstawie art. 47 ust. 4 i obciąża mnie opłatami? Co w takiej sytuacji?

W związku z zaistniałą sytuacją należy spodziewać się, że biura podróży niechętnie będą zwracać wpłaty dokonane na poczet wyjazdów. W tej sytuacji pozostaje dochodzenie praw na drodze postępowania cywilnego. Roszczenie o zwrot wpłat na poczet podróży, w sytuacji globalnej pandemii wydaje się proste do dochodzenia, jednak będzie wiązać się z oczekiwaniem na rozstrzygnięcie sprawy przez sąd.

Autor powyższego opracowania jest Patryk Hatak – prawnik specjalizujący się w kompleksowej pomocy prawnej na rzecz klientów biznesowych i indywidualnych. W przypadku pytań do autora proszę kontaktować się pod adresem patryk.hatak@icloud.com